Variable Kassenkonzepte
TopCash erlaubt die Ausgestaltung variabler Kassenkonzepte, die schnelles Kassieren am Arbeitsplatz und Kassensicherheit optimal verbinden. Das Kassensystem bildet damit die Verwaltungsstruktur kundenindividuell ab.
Var. A: Kassieren am Arbeitsplatz
Bürgerfreundlich und schnell. Der Sachbearbeiter, z.B. im Standesamt oder Einwohnermeldeamt, erbringt, die Leistung und rechnet Sie direkt in seine Kasse ab.
Häufig werden Arbeitsplatzkassen ausschließlich zum bargeldlosen Kassieren konfiguriert, da sich die elektronische und kontaktlose Zahlung mit Karte oder Smartphone gegenüber dem Bargeld durchgesetzt hat, z.B. für die teureren Gebühren für Eheschließung oder Reisepass (siehe electronic cash: EC-Karte, kontaktlos Bezahlen, mobile paymenent etc.). Das Weglassen der Barzahlart am Arbeitsplatz dient zudem der Überfallprävention.
Optional kann aber weiterhin eine Barkasse am Arbeitsplatz eine Barkasse geführt werden, sofern kleinere Beträge noch mit Bargeld beglichen werden.
Var. B: Gemeinsame Kassenführung
Mehrere Benutzer teilen sich eine Kasse, d.h. sie buchen in ein Kassenbuch und führen ggf. einen gemeinsamen Bargeldbestand in einer gemeinsamen Kassenschublade (sofern Barzahlung akzeptiert wird, siehe Variante A). Die Sachbearbeiter kassieren/buchen jeweils am eigenen Arbeitsplatz. Den Zahlungsvorgängen ist prüfungssicher der Kassierer eindeutig hinterlegt. Es wird ein Kassenabschluss für mehrere Mitarbeiter gemeinsam durchgeführt.
Das Konzept "gemeinsame Kasse" kommt beispielsweise bei einer räumlich begrenzten Ablösung einer Registrierkasse (1 altes Hardwaresystem mit einem oder mehreren Personenanmeldungen) zum Einsatz.
Var. C: Zentrales Kassieren
Die Zahlung wird am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters im Fachamt (z.B. Zulassungsstelle) angewiesen. Automatisiert erzeugt TopCash einen offenen Posten. Der Bürger erhält eine Zahlungsanweisung, mit der er zu einer zentralen Zahlstelle (z.B. Hauptkasse oder bereichsübergreifendes Servicebüro) geht. Der kassierende Sachbearbeiter dort übernimmt den vom Fachamt angelegten offenen Posten ohne Erfassung, wählt die gewünschte Zahlart aus (s.o.) und händigt die Quittung als Zahlungsnachweis aus. Die eigentliche Leistung (z.B. die Fahrzeugpapiere) erhält der Bürger am Ausgabeschalter des Fachamts.
Das zentrale Zahlstellenkonzept empfiehlt sich zur Reduzierung der Barkassen im Sinne der Überfallprävention (siehe auch Var. A). Insbesondere vor dem Hintergrund der stark angestiegenen bargeldlosen Zahlungsvorgänge kann das Bargeld auf wenige überwachte Stellen konzentriert werden (siehe DGUV Vorschrift 25 - Regel 115-005 - Überfallprävention in der öffentlichen Hand). Werden elektronische Zahlungen nur zentral angeboten sind die Investitionen und laufenden kosten in die EC-/POS-/Zahlungsterminalinfrastruktur zudem gering (siehe EC-Terminals).
Var. D: Mischkonzepte
Unabhängig von einer Bündelung der Barkasse kann mit EC-/Kredit-/Debitkarte oder Handy bürgerfreundlich am Arbeitsplatz kassiert werden.